Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego kara umowna to określona w umowie suma pieniężna, której zapłata stanowi naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 - zawierającym zamknięty katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. W myśl art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu:
- wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,
- zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo
- zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
A zatem wyraźnie zostały wyłączone spośród kosztów uzyskania przychodów kary umowne oraz odszkodowania ze ściśle określonych tytułów. Pozostałe kary umowne – niewymienione w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy. To oznacza, że taki wydatek nie może być automatycznie traktowany jako koszt podatkowy. Między wydatkiem a przychodem musi bowiem zachodzić związek przyczynowo – skutkowy, ewentualnie trzeba wykazać, że został on poniesiony w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Według organów podatkowych ocena, czy zapłata kary umownej będzie stanowiła koszt uzyskania przychodów zależy każdorazowo od zapisów konkretnej umowy, racjonalności działania przedsiębiorcy przy podpisywaniu konkretnego kontraktu, faktycznego zaistnienia okoliczności niezależnych od podatnika, racjonalności działania mającego na celu zminimalizowanie wartości straty itp. (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 maja 2008 r., sygn. IP-PB3-423-533/07-4/KB).