Warunkiem zastosowania przepisów o odpowiedzialności przewoźnika jest posiadanie rezerwacji na lot oraz stawienie się na odprawę pasażerów, zgodnie z wymogami i w czasie określonym (wcześniej) na piśmie. Jeżeli czas nie został wcześniej określony – nie później niż 45 minut przed ogłoszoną godziną lotu.
Overbooking stosowany jest do maksymalnego wykorzystania miejsc na pokładzie samolotu, w związku z częstymi przypadkami rezygnacji pasażerów z lotu bez powiadomienia. Przewoźnicy dokonują rezerwacji większej (niż jest dostępna) liczby miejsc. Może to skutkować odmową przyjęcia na pokład z powodu braku wolnych miejsc, mimo posiadania biletu i rezerwacji.
Odpowiedzialność za odwołanie lotu i odmowę przyjęcia na pokład (overbooking) wynika z norm zawartych w krajowych regulacjach. Na obszarze Unii Europejskiej zagadnienie to objęte zostało rozporządzeniem (WE) nr 261/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 lutego 2004r.